إدارة الوقت : أهمية إدارة الوقت من أجل النجاح في الحياة

 

إدارة الوقت : أهمية إدارة الوقت من أجل النجاح في الحياة

إدارة الوقت هي إحدى المفاتيح التي تساعدك على النجاح في حياتك العملية و الشخصية، و تساعدك على العمل بفعالية.

لا أحد ينكر أن الوقت أغلى من الذهب، و بالتالي لاستغلال هذا المورد أنجع استغلال ينبغي التسلح بمفهوم إدارته و طرق إدارته لإعطاء إنتاجية أكبر في العمل و في الحياة ككل. في هذه المقالة سنتحدث عن مفهوم و أهمية  إدارة الوقت، ثم الطرق الفعالة لإدارته.

أهمية إدارة الوقت :

إذا كنت تعاني من ضغط العمل و تراكم المهمات و تخرج دائمًا متأخرًا من مكتبك، و تجلب معك ضغوط العمل النفسية إلى المنزل فقد حان الوقت لتدبير وقتك بالاعتماد على قواعد إدارة الوقت التي عمل على ابتكارها بعض المدربين الشهيرين.

أمام الضغط المتزايد الذي أصبح يعانيه الموظفون من عملهم و الطلبة أيضا في دراستهم وجب المرور إلى تقنيات و مبادئ لإدارة الوقت.

من بين الفوائد التي يجنيها المرء من التدبير الجيد للزمن و إدارة الوقت نذكر :

*ربح المزيد من الإنتاجية و الفعالية :

تؤدي إدارة الوقت الجيدة داخل العمل إلى عمل مرتب تتخلله أوقات استراحة و أهداف واضحة و مهمات تتكلل بآجال معروفة للإنهاء.

*ربح وقت زائد من الراحة :

بتقسيم العمل إلى مهمات تنكب عليها كأولوية ستربح المزيد من الوقت.

*التحرر من الضغوط النفسية :

عقل محرر من المهمات الاعتباطية و العشوائية هو عقل سيؤدي بصاحبه إلى الراحة النفسية.

كيف يمكن إدارة الوقت بفعالية?

لا توجد وصفة سحرية لإدارة الوقت،  لكن هناك بعض المبادئ و القواعد لإدارته.

إدارة الوقت تشبه إلى حد ما تدبير الجهد و النفس بذكاء من طرف الرياضيين و العدائين بأقل تنظيم و دِقَّة.

و فيمَا يلي المبادئ الأولية لإدارة الوقت :

1- التنظيم :

فكما هو معلوم أن الفوضى تحد من إنتاجية الأشخاص. فالركض خلف مائة أرنب في نفس الوقت لن يمكنك حتى من الإمساك بأرنب واحد.

بمعنى أنه ليس كل مشغول منتج فعلا، و ليس كل من برنامجه اليومي مليء بالأعمال ناجح في عمله.

كمثال على التنظيم : البحث عن مِلَفّ وسط ركام هائل من الوثائق و الملفات مضيعة للوقت، في حين أن رص الملفات في رفوف أو خزانة حسب النوع  يوفر وقتا مهما عند البحث عن مِلَفّ معين. و بالتالي فتخطيط المهمات التي ستعمل عليها في اليوم مهم،  بالإضافة إلى ترتيب أدواتك و الملفات في مكتبك لزيادة إنتاجيتك.

2- تحديد أهداف شخصية للتحقيق :

من بين الأساسيات التي ستساعدك كشخص على إدارة وقتك تحديد أهدافك الشخصية مسبقًا، أي يجب عليك أن تعرف وجهتك. معرفة الوجهة تساعدك دائمًا على إيجاد طريقة مختصر و توفير الوقت و الجهد.

لكن هذه الأهداف يجب أن تتوفر فيها بعض الشروط لكي تكون قابلة للتحقيق، و هذه الشروط يطلق عليها اختصارًا SMART، كل حرف من هذه الحروف يعني شرطا من شروط هذه الأهداف، و هذه الشروط هي أن تكون الأهداف بسيطة، قابلة للقياس، مقبولة، واقعية، و محددة بزمن معين. من هذا المنطلق ينبغي تحديد أهداف أسبوعية، و شهرية، ثم سنوية للعمل عليها.

3- تحديد الأولويات :

إن تقسيم الأهداف و المهمات حسب الأهمية و الاولوية يساعد بشكل أكبر على زيادة الإنتاجية، علاوة على ذلك يساعد التحكم في الضغط على الحد من انعكاسه السلبي على حياتك العملية. يمكن الحد من الضغط بواسطة اكتساب ذكاء عاطفي كاف.

لتصنيف الأهداف حسب الأهمية تستعمل التقنيات التالية :

1. تحديد  المهمات المراد تنفيذها؛
2. تحديد المهمات ذات الأهمية الرئيسية للتنفيذ؛
3. التعامل مع المهمات بدقة؛
4. إجراء الحصيلة من وقت لآخر؛

4- الإبتعاد عن التسويف :

تأجيل عمل يمكن تنفيذه اليوم إلى الغذ هو حاجز فعلي للعمل الفعال. يؤدي تأجيل الأعمال إلى تراكمها و بالتالي إلى الإجهاد و العبثية.

التسويف هو مصدر فعلي للضغوط و القلق و خيبات الأمل.

إذا كان التسويف لابد منه، فهو من العادات السيئة التي يتميز بها الأشخاص القليلو الإنتاجية.

5- تطوير مهارة التركيز :

التركيز الجيد على مهمة معينة هو تعويد الدماغ على الانكباب على مهمة واحدة حتى تنفيذها.

التركيز هو التخلص من جميع المشوشات و الملهيات التي يمكن أن تمنعك من تنفيذ عمل ما.

لتعلم مهارة التركيز يجب العمل في بيئة هادئة، ثم إطفاء الهاتف النقال أو جعله في وضع الطائرة.

6- أخذ قسط من الراحة من حين لآخر :

لا يمكن للإنسان أن يشتغل طول الوقت بنفس الحيوية و النشاط و الفعالية. لذلك وضعت أيام العطل، عطلة آخر الأسبوع، و العطل السنوية، وغيرها. تعلم أخذ قسط من الراحة كلما شعرت بالتعب لشحذ المنشار من جديد و تجديد الطاقة.

7- معرفة أوقات الرفض :

لزيادة إنتاجيتك و النجاح في الحياة عليك حماية نفسك ووقتك من الأشخاص الاستغلاليين و الانتهازيين، من أجل هذا الغرض، عليك تعلم قول كلمة لا في الأوقات المناسبة.

الرفض المناسب لا يساعدك على كسب احترام الآخرين فقط، بل التخلص من المهمات التي تأخذ وقتك دون أن تعود عليك بالفائدة الشخصية.

طرق و أدوات شهيرة من أجل إدارة الوقت :

هناك عدة تقنيات و طرق لإدارة الوقت، الصعب هو اختيار التقنية المستخدمة في تدبير الوقت، و فيما يلي التقنيات و الطرق الشهيرة  التي أعطت أكلها في تدبير الوقت :

تقنية  GTD  :

هذه المقاربة الشاملة لتدبير الوقت و تسمى بالانجليزية ( getting things done) و هي فن إنجاز الأشياء، و تتمحور هذه التقنية حول خمسة خطوات  :

1- الجمع : تحديد المهام التي يجب إنجازها،

2-المعالجة : تحليل ضرورة العمل،

3- التنظيم :

ترتيب المهام حسب درجة الأهمية،

4- المراجعة : تتبع إيقاع العمل،

5- التصرف : التصرف حسب المراحل السابقة.

تمكنك هذه التقنية من ربح وقت مهم و تزيد من إنتاجيتك.

تقنية البومودورو  :

تم اختراع هذه التقنية من طرف شخص يدعى فرانشيسكو سيريلو في سنوات الثمانينات. تتمحور هذه التقنية على بقائك مركزا على مهمة واحدة لمدة حصة 25 دقيقة، ثم بعد ذلك أخذ استراحة لمعاودة حصة أخرى لمدة 25 دقيقة حتى إنهاء العمل.

الفكرة هنا هي أن الدماغ البشري لا يبقى مركزا لمدة طويلة مع عمل أو مهمة، لذلك لابد من أخذ قسط من الراحة بين حصص الخمسة و عشرين دقيقة.

عليك معرفة  مدى ملائمة تقنية البومودورو لعملك.

مصفوفة إيزنهاور :

يكمن دور مصفوفة إيزنهاور في تصنيف المهام حسب الأهمية و الاستعجال. مصفوفة إيزنهاور هي نموذج مقسم إلى أربعة أجزاء، كل جزء له درجة من الأهمية و الاستعجالية.

*المهام الأكثر أهمية و استعجالية التي يجب البَدْء بها أولا.

*المهمات الضرورية و لكن ليست مستعجلة يجب التخطيط لها.

*بعض الأعمال الغير مهمة و لكن مستعجلة  التي يجب تعجيلها أو تفويضها لأشخاص آخرين لتنفيذها.

*الأعمال الاقل أهمية و أقل استعجالية التي لا مشكلة في تأجيلها، أو تركها جانبا.

قائمة المهام :

تعد قائمة المهام من الأساليب المعروفة لإدارة الوقت، و هي عبارة عن قائمة توضع فيها المهام المراد تنفيذها خلال اليوم، أو مدة أخرى. تكمن الصعوبة في قائمة المهام في اختيار مهام أكثر وضوحا  و عدم الإفراط في ملئها بالمهام.

يجب وضع المهام في القائمة حسب الأهمية و الاستعجالية.

خاتمة :

تؤدي إدارة الوقت دورا أساسيًا في الحفاظ على هذا المورد الثمين، من أجل ذلك فقد ابتكر العلماء و الباحثون أساليب ناجعة لتدبيره مثل تقنية البومودورو الشهيرة، إلى جانب مصفوفة أيزنهاور.

تعديل المقال